怎样快速学电脑制表 用excel做仓库管理系统

最近，我帮助一位朋友开发了一个简单的进销存系统，因为她的店铺经营者对电脑操作并不熟练，而Excel的应用能力也有限，所以我设计了一个不需要复杂功能的系统，以便于她能够轻松管理和记录每天的销售、进货以及库存情况。下面我将详细介绍如何制作一个简易的进销存系统。

需求分析

我的朋友与合伙人共同开设了一家女装店，计划使用Excel来记录每一天的销售数据、定期进货的记录以及库存盘点。由于她的合伙人对电脑操作和Excel的使用并不熟悉，之前曾尝试过一些专业的进销存软件，但常常因操作不当导致数据出错，最终放弃了使用。他们希望通过Excel创建一个简易、直观的记录系统。

系统设计

1. 进货记录表：系统的基础

进货记录表是整个进销存系统的核心。所有的数据都来源于这张表，且随着数据的输入，表格区域会自动扩展，保持格式的一致性。每个字段需要手动填写，特别是进价、定价和数量这些关键信息，它们会成为销售记录表中下拉菜单的来源。

为了避免数据输入错误，我对“进价”、“定价”和“数量”字段进行了数据验证，确保只能输入数值。日期列通过日期函数自动生成，以标准化日期格式。这些日期是根据每个进货记录中的年、月、日信息自动计算得出的。数据录入完成后，用户需要点击表格右上角的“刷新”按钮，这个按钮会触发一个宏，刷新数据表，确保数据的实时更新。

2. 销售记录表：主要数据来源

销售记录表是进销存系统的另一个重要组成部分，包含了更多的字段。填写方式较为简便，分为三种类型：

手动输入：用户需要手动填写销售日期。

下拉选择：产品名称和型号通过下拉菜单选择，菜单中的选项直接来自于进货记录表。

自动生成：进价和定价是进货时就已经确认的，通过公式自动与产品名称匹配生成。

例如，进价和定价字段使用了 INDEX 和 MATCH 函数来从进货记录中自动获取对应的数据，减少了人为操作的出错率。

3. 产品清单表：过渡表

产品清单表并不需要手动填写内容，它是通过进货记录表中的数据表自动生成的一个过渡性表格。在实际使用过程中，这个表可以隐藏，确保界面简洁。为什么需要这样的表呢？主要有两个原因：

为了确保销售记录表中的产品信息与进货记录表一致，进货表是逐行记录的，且可能有很多重复项，不能直接用于下拉选择。

对于进价、定价等数据，这些信息在进货表中与产品并非一一对应，必须通过整理确保每个产品与其相关信息一一对应，才能正确使用公式进行匹配。

通过数据表，我们能够去除重复项并确保产品信息的一对一关系。每当进货记录有更新时，点击“刷新”按钮，数据表会重新生成，产品清单也随之更新。

4. 销售记录表中的下拉菜单

销售记录表中的下拉菜单需要实时获取进货表中更新后的产品列表。为此，我们使用了动态区域函数 OFFSET，使得每次进货记录有变化时，销售记录表中的下拉菜单会自动更新。例如，针对型号字段，我们定义了一个动态区域，其引用位置会随着产品清单的更新而调整，从而确保销售记录表中的下拉菜单始终显示最新的产品信息。

5. 库存报表：进销存系统的核心

库存报表是整个进销存系统的关键部分，展示了每日和每月的关键销售数据以及库存情况。这个报表主要通过公式自动计算生成，用户无需手动填写内容。比如，要计算某个产品的上月结存量，使用了多条件求和公式：

=SUMIFS(进货记录[数量], 进货记录[产品], 库存报表!B9, 进货记录[年], 库存报表!$D$2, 进货记录[月], 库存报表!$G$2-1) - SUMIFS(销售记录[数量], 销售记录[产品], 库存报表!B9, 销售记录[年], 库存报表!$D$2, 销售记录[月], 库存报表!$G$2-1)

这个公式首先计算上月的进货总量，然后减去上月的销售总量，得出结存数量。只要熟悉 SUMIFS 函数的用法，理解这个公式并不难。

通过填充和完善各个字段中的公式，整个进销存报表就完成了。

这个进销存系统虽然设计简洁，但却能有效满足朋友店铺的日常管理需求。通过合理的表格设计和函数运用，它能够帮助商家轻松记录每一天的销售情况、进货数据和库存状态。这样的系统特别适合那些操作不熟练但又希望简化流程的用户。最重要的是，这个系统的每一部分都可以灵活调整，根据实际需求进行定制化修改，确保它能长期为商家提供稳定可靠的数据支持。